Ce que votre syndic doit faire : ses obligations légales, point par point

Au démarrage du mandat

• Contrat écrit avec l'ACP, listant prestations sous forfait et prestations complémentaires avec leurs prix — toute prestation non listée n'est pas rémunérable sans décision d'AG (art. 3.89, § 1er) ;
• Affichage sous 8 jours d'un extrait de l'acte de nomination, visible en permanence à l'entrée de l'immeuble, avec ses coordonnées complètes et le lieu de consultation du règlement d'ordre intérieur et du registre des décisions (art. 3.89, § 2) ;
• Assurance responsabilité civile couvrant sa mission ; si le mandat est gratuit, elle est aux frais de l'ACP (art. 3.89, § 2, 8°) ;
• mandat de trois ans maximum, renouvelable uniquement par décision expresse de l'AG.

Pendant le mandat : gestion, transparence, mise en concurrence

• Convoquer l'AG dans la période statutaire et exécuter ses décisions ;
• Tenir la comptabilité de l'ACP (normalisée dès 20 lots — voir le guide comptabilité), établir budget, appels de charges et décomptes ;
• Mettre en concurrence : pour les marchés et contrats au-delà du montant fixé par l'AG, présenter une pluralité de devis établis sur cahier des charges (art. 3.89, § 2, liste des missions) ;
• Évaluer les contrats de fournitures régulières et en faire rapport à l'AG ordinaire ;
• Déclarer les conflits d'intérêts : autorisation préalable de l'AG pour tout contrat entre l'ACP et le syndic, ses proches ou les sociétés qu'il contrôle ;
• Tenir à jour la liste des personnes en droit de participer à l'AG et répondre aux demandes du notaire dans les 30 jours lors des ventes de lots ;
• Donner accès aux copropriétaires à tous les documents non privés de la copropriété ;
• Informer les occupants non-votants (locataires…) de la date des AG par affichage, pour qu'ils puissent formuler leurs observations sur les parties communes.

À la fin du mandat

Dans les 30 jours suivant la fin de sa mission — quelle qu'en soit la cause —, le syndic sortant transmet à son successeur (ou au président de la dernière AG) l'ensemble du dossier : comptabilité et actifs, dossiers de sinistres et historique du compte sinistres, et les justificatifs de l'affectation de toute somme absente des comptes (art. 3.89, § 2, 7°). Le non-renouvellement du mandat ne donne droit à aucune indemnité.

Si votre syndic ne coche pas ces cases, voyez le guide Changer de syndic — et ce que vous devriez payer pour un service conforme.

La conformité, sans y passer ses soirées

La quasi-totalité de ces obligations sont des processus documentaires : convoquer dans les formes, tracer, archiver, rendre compte. C'est exactement ce qu'un logiciel fait mieux qu'un classeur. SyndicIA outille chaque obligation — comptabilité conforme, convocations et PV, registre des décisions, devis et sinistres tracés, extranet d'accès aux documents — pour 3 €/lot/mois. Développé par des syndics, pour des syndics ; essai gratuit de 14 jours.