Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Synaptic Systems SRL, syndic agréé (IPI 519331), représenté par Sam Boudinar.
Siège : Avenue Verdi 29, 1083 Ganshoren
N° d'entreprise (BCE) : BE 1014.170.137
Contact : sam@synapticsystems.be

2. Quelles données traitons-nous ?

• Identité & coordonnées : nom, prénom, adresse e-mail, et le cas échéant adresse postale et téléphone.
• Données du lot : numéro de lot, quotités, qualité (propriétaire / locataire).
• Données financières : appels de charges, soldes, paiements, rappels.
• Échanges : messages que vous envoyez via l'espace en ligne et l'assistant.

3. Pourquoi (finalités) et sur quelle base ?

• Gestion de la copropriété (mission légale de syndic, art. 3.89 du Code civil) — exécution d'une mission légale / du contrat de syndic.
• Comptabilité de la copropriété — obligation légale.
• Espace en ligne & assistant (faciliter votre information et vos démarches) — intérêt légitime / exécution de la mission.

4. Assistant intelligent & hébergement des données 🇪🇺 Union européenne

L'espace propose un assistant conversationnel. Pour formuler ses réponses, il utilise un modèle d'intelligence artificielle (Claude, d'Anthropic) opéré via Amazon Web Services — Amazon Bedrock, dans la région Union européenne (Francfort, Allemagne).

• Vos données ne quittent pas l'Union européenne.
• Elles ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'IA.
• Minimisation : l'assistant ne reçoit que le strict nécessaire (votre prénom, votre lot, votre solde). Il n'a accès ni au contenu de vos documents ni aux données d'un autre copropriétaire.

L'assistant informe et oriente ; il ne prend aucune décision et ne fournit pas de conseil juridique engageant le syndic.

5. Qui a accès à vos données ?

Le syndic et son personnel habilité, ainsi que les prestataires techniques strictement nécessaires (hébergement, fournisseur d'IA en UE mentionné ci-dessus), liés par des obligations de confidentialité. Aucune cession à des tiers à des fins commerciales. Aucun transfert hors de l'Union européenne.

6. Combien de temps ?

Vos données sont conservées pendant la durée de la mission de syndic et selon les délais légaux applicables (notamment 7 ans pour les pièces comptables, et la durée requise pour les documents de la copropriété), puis supprimées ou anonymisées.

7. Sécurité

Accès individuel protégé par mot de passe (stocké de façon chiffrée), connexion sécurisée (HTTPS), cloisonnement strict entre copropriétaires, hébergement en Union européenne.

8. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données.

Pour les exercer : sam@synapticsystems.be (une preuve d'identité pourra être demandée). Nous répondons dans un délai d'un mois.

9. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'Autorité de protection des données (APD) :
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — contact@apd-gba.be — www.autoriteprotectiondonnees.be